Kaufen oder nicht

Oder: "Der Computerfräggel deines Vertrauens möchte dir sicher etwas verkaufen - vielleicht solltest du das aber auch nehmen"

Vor einigen Jahren haben wir bei mir auf der Arbeit einen neuen Service erschlossen. Ich sag's so wie es ist, wir haben schon gedacht, dass wir damit gutes Geld verdienen. Jetzt nicht reich werden, aber einen Mitarbeiter finanzieren geht locker, das dachten wir zumindest. Mailarchivierung nach GoBD, insbesondere in der Cloud war in unseren Augen der sprichwörtliche heiße Scheiß. Das muss JEDE Firma haben, natürlich unter der Annahme, dass die Firma eine oder mehrere Mailadressen besitzt. Worum es geht? Kurz, es ist so, dass Firmen über Email Geschäftsbriefe verschicken und/oder empfangen und diese müssen in ein Archiv, welches nicht ohne Spuren zu hinterlassen verändert werden kann. Genauso wie eine Rechnung in Papierform X Jahre aufbewahrt werden muss, ohne diese zu manipulieren. Das war eine richtig ekelige Sache, weil auch eine kleine Klitsche so gezwungen ist bzw war, sich einen kleinen Server hinzustellen, dort die entsprechende Software laufen zu lassen, was erstmal Geld in der Anschaffung kostet. Natürlich auch mit entsprechenden Folgekosten: Virenschutz, Datensicherung, Wartung und Reparaturen, Strom wird auch nicht billiger. Kostet alles gutes Geld.

Glücklicherweise kam dann mandantenfähige Software auf, auf der unsere Dienstleistung dann basierte (und auch immer noch basiert). Statt den richtig dicken Euronen haben wir uns für ein echt günstiges Preismodell entschieden, eben auch um kleinen Handwerkern usw das Leben zu erleichtern. Unter'm Strich kostet das für eine kleine Firma rund einen Zehner im Monat. Mit Mailadresse. Wenn da ein paar Mails mehr als "üblich" liegen vielleicht mal Richtung 15 Euro. Eigentlich hätten die Firmen uns das quasi aus den Händen reißen müssen. Fehlanzeige, wollte fast niemand haben und das ist auch weiterhin so.

Rechnen wir mal realistisch gegen! Wir hatten im Händlerverband so einen Fall, Firma wollte die Emails nicht archivieren, Finanzamt hat das bei einer normalen Kontrolle beanstandet und 4% vom Umsatz als Bußgeld ausgesprochen. Die Pflicht gilt seit 2017 (genauer: die Übergangsfrist ist ausgelaufen). Nehmen wir also eine richtig kleine Firma mit... sagen wir mal 100k Euro Jahresumsatz. Mittlerweile 5 Jahre die Aufbewahrungspflicht nicht eingehalten, in der Zeit eine halbe Million Umsatz. Mein Taschenrechner sagt, da kommen 20000 Euro Bußgeld bei raus. Die Archivierung hätte in der Größenordnung 600 bis 900 Euro gekostet. Ganz im Ernst, dass muss ein no-brainer sein, diese Entscheidung zu treffen. Ein Geschäftsführer, der das nicht macht, muss sich im Klaren sein, dass er seinen Laden bewusst gegen die Wand fährt. Nicht mehr und nicht weniger.